Todo está en el acta, pero… ¿alguien la lee?

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Antes de comentar quiero reconocerme como alguien que se precia de dejar constancia de todo, de modo que me autoproclamo amante de las bases de datos, actas, apuntes y hasta la toma de notas, una asignatura que, por cierto, estudié, algo parecido a la taquigrafía. Partiendo de esa declaración, me gustaría reflexionar sobre el asunto y su utilidad. Créanme que es casi un oficio “levantar” acta en una reunión o hacer una relatoría, y si el encuentro de marras tiene lugar en un colectivo “arreglador del mundo” como en el que me desenvuelvo, resulta difícil y acucioso.

Pero cuando una está sentada frente a la computadora, y se pretende ser meticulosa, establecemos un orden: hora y fecha, asunto, orden del día, y así va plasmando los nombres de quienes piden la palabra y con un  enorme poder de síntesis deja constancia del pensar de cada cual y sus opiniones, hace una inmediata asociación y se pregunta de inmediato: ¿alguien leerá este documento? ¿Y saben una cosa? Esta reportera cree que no, que es un simple paso burocrático, y que va a engrosar archivos, llenar gavetas que luego serán pasto para las polillas.

Y no he mirado por la hendija de una puerta ni nadie me lo ha contado. Se trata simplemente de una conclusión lógica: si alguien las leyera, no estaríamos una y otra vez volviendo sobre lo mismo, o alguien hubiese venido a visitar algunas de esas reuniones donde hay quienes se erigen en diseñadores de una sociedad mejor y hasta se denuncia la desidia y el “no hacer”. Sin embargo, nadie sabe el material valioso que contienen muchas de esas actas, de lo útiles que pueden ser para resolver un entuerto o sencillamente para pulsar el estado de opinión de un colectivo o grupo humano.

Cada vez que en una reunión están buscando candidatos para elegir un secretario o integrar una comisión de actas, de inmediato los presentes quisieran ser invisibles, sí, y no es cobardía o rehuir la “tarea”, es que el asunto se las trae. Usted piensa que se trata solo de escribir ahí lo que dice cada cual y punto, pero no, de eso nada; llevan un membrete, número consecutivo y algunas especificidades que lo hacen más difícil y engorroso.

Con la designación de ser el responsable de actas viene también el de ser la persona nombrada para entregarla, y ahí es donde se complica el asunto. Cuando va al lugar donde debe “depositarla”, se encuentra al recibidor, que solo sabe mover la cabeza de un lado al otro en señal de negativa: “Le falta el membrete, el número no se corresponde, y otros errores”. Y así, el proceso de entrega se complica, y son como dos o tres viajes hasta el organismo superior, al punto de perder tiempo, esfuerzo y paciencia; de ahí que cuando quien dirige una reunión pide un voluntario para el acta, el poder de la invisibilidad se “huele” en el ambiente.

Imagino esos lugares donde se archivan como recintos enormes llenos de armarios metálicos con files de cartulina e identificadas, guardadas cuidadosamente, organizadas en consecutivo, con olor a papel, pero que luego de guardadas, jamás son tocadas ni leídas. Y me siento tan frustrada, luego de poner cuidadosamente los nombres de las personas, haciendo una síntesis de lo que dijeron y hasta interpretando opiniones, y que vayan a parar al anonimato.

También están los primos de las actas o los hermanos mayores: los informes. Esos que deben ser entregados con anticipación, donde comenzamos por criticarnos o autocriticarnos, seguimos con justificaciones y al final alabamos, y que pocas veces son comprobados o verificados. Hace muy poco una personalidad de la Educación Superior de una prestigiosa universidad en el extranjero hizo alusión al asunto de que “no se leen los informes”, y entonces caí en cuenta de que el fenómeno es global. Pero podríamos apelar porque se leyeran estos documentos, pues al final todo está en acta. Dado en Cienfuegos, a los 27 días del mes de octubre de 2017. Perdón, creí estar en una reunión.

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